VACATURE SECRETARIS

Het bestuur van het Samenwerkingsverband Vrije Danstoernooien (S.V.D.) is op zoek naar een secretaris. Dit daar de huidige secretaris vanwege medische problemen moet stoppen met haar taak.

De drukste periode is van september t/m april, dit is de periode waarin de voorbereidingen voor de danstoernooien en de danstoernooien plaatsvinden.
Gemiddeld gezien moet je rekening houden met ca 6 tot 10 uur per week aan werkzaamheden.

Heb je vragen neem dan contact op met het secretariaat.
Dit is bereikbaar via telefoon: 06 24 92 81 70 of via email aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Hieronder staat de functieomschrijving weergegeven.

FUNCTIEOMSCHRIJVING SECRETARIS

Ledenadministratie: Het bijhouden van de ledenadministratie betreffende de verenigingen als de persoonlijke leden.

Correspondentie: Het onderhouden van de correspondentie via email als per post. Het onderhouden van de telefonische contacten betreffende eventuele vragen aangaande danstoernooien, vragen van leden, etc.

Vergaderingen: Het verzorgen van de agendering in overleg met de voorzitter en verslaglegging van de bestuurs-, leden- en organisatorenvergaderingen. Alsmede het samenstellen van het jaarverslag voor de jaarvergadering. Bij wisselingen van bestuursleden moet de wijziging gemeld worden bij de Kamer van Koophandel en bij de UBO.

Huishoudelijk Reglement, Checklist organiseren van een danstoernooi en Checklist organisatie N.K.: zorgen dat eventuele door het bestuur c.q. organisatoren aangedragen wijzigingen opgenomen worden. Aan de leden c.q. organisatoren toesturen.

Categorie-indelingen: Formulier voor de aanvraag categorie-indelingen aanmaken en aan de verenigingen toesturen.

Formulier voor de vaststelling van de categorie-indelingen per dans maken wanneer de aanvragen hiervoor binnenkomen.

Wanneer de aangemelde aanvragen voor categorie-indelingen binnenkomen dienen deze in het formulier vaststelling categorie-indeling per dans opgenomen te worden. Hierbij behoort tevens de controle op geboortedatum en de goede voorletters met achternaam aan de hand van een bijgeleverde kopie van een identiteitsbewijs. Ook moet er voor nieuwe deelnemers c.q. deelnemers die qua leeftijd van categorie wisselen een pasfoto ingeleverd worden.
De categorie-indelingen moeten nadat deze gemaakt zijn gecontroleerd worden zodat er geen foutjes in blijven zitten. Na de controle worden de categorie-indelingen voorzien van de datum en worden als een Pdf-bestand opgeslagen. Deze Pdf-bestanden worden nadien aan de verenigingen toegestuurd.

Danspasjes aanmaken: De namen en verenigingsnaam van de nieuwe deelnemende dansers en van de dansers waarvan de categorie wisselt aan de hand van de leeftijd moeten opgeslagen worden in het bestand “Aan te maken danspasjes”. Hierna worden de danspasjes aangemaakt per categorie. Categorie-kleuren: Minioren is groen papier, Junioren-A is rose papier, Junioren-B is groen paper en Senioren -s geel papier.

Danspasjesbestand: Per vereniging moet iedere danser(es) in dit bestand opgenomen worden. Hierdoor kan bijgehouden worden of een danser(es) qua leeftijd een categorie hoger gaat dansen en zodoende een nieuw danspasje nodig heeft.

AVG-formulieren: nadat de danspasjes aangemaakt zijn moet van de nieuwe deelnemers (vereniging en/of leden) de A.V.G.-formulieren samengesteld en geprint worden. Deze moeten door de desbetreffende vereniging/persoon c.q. ouders ondertekend worden en verwerkt worden in het danspasjesbestand. Het AVG-bestand actueel houden.

Programma danstoernooi aanmaken: Aan de hand van de categorie-indelingen worden de dansen per categorie opgenomen in een standaard programma. Dit programma wordt nadien aan de organisatoren toegestuurd waardoor deze door middel van een “X” in een kolom te zetten kan aangeven welke dansen er zijn ingeschreven. Na de sluiting van de inschrijftermijn stuurt de organisator dit bestand terug aan het secretariaat en kan hiermede de loting plaatsvinden door het bestuur. Na de loting wordt het programma gewijzigd met de volgorde van de loting en wordt daarna naar de organisator teruggestuurd zodat deze het in een programmaboekje kan verwerken.

Tellingprogramma danstoernooi: Per danstoernooi moet een tellingprogramma aangemaakt worden met 5,4 en 3 juryleden. Dit programma moet de volgorde hebben welke na de loting is ontstaan.

Tellingprogramma N.K.: Dit tellingprogramma moet gemaakt worden voor 7, 6 en 5 juryleden. Dit programma moet de volgorde hebben welke na de loting is ontstaan.

Naambadges: Voor het bestuur, jury en andere medewerk(st)ers van het S.V.D. tijdens de danstoernooien moeten naambadges met functie gemaakt worden.